Qu'est ce que Winepilot ?

Un ERP complet dédié au monde viti-vinicole

COAXIS en collaboration avec le groupe Divalto et son écosystème d’intégrateurs partenaires ont pour objectif commun de proposer les fonctionnalités les plus adaptées aux spécificités métiers de chacun de leurs utilisateurs.

De cette volonté sont nées des solutions métiers dédiées au domaine de l’agroalimentaire, du service après-vente, du vin, de l’industrie, etc.

Ces produits allient la richesse fonctionnelle de notre ERP vins et spiritueux Winepilot ainsi que la connaissance métier et l’expérience utilisateur de notre réseau de partenaires.

Comment ça marche ?

Basé sur le cœur de l’ERP Divalto, Winepilot s’appuie sur les fonctions standards de la solution enrichie des logiques métier suivant les modules concernés.

• la gestion et le suivi des approvisionnements,
• la production,
• la gestion des lots fabriqués,
• l’intégration des contrôles qualité,
• la gestion des conditions de vente (GMS, CHR)
• la gestion détaillée des marchés (achats et ventes),
• la gestion des unités particulières (EQB, cols, centilisation),

• la gestion des droits et taxes,
• la gestion du commissionnement,
• les remises en dégradation de prix de base,
• les gratuités,
• le suivi de la préparation de commande,
• la gestion des mouvements régie (documents d’accompagnement),
• l’envoi des DAE (Procédure Gamm@ certifiée pas les Douanes)

Problématique

L’ERP utilisé jusqu’à présent ne répondait plus aux besoins des Vignerons de Buzet : Le développement de l’entreprise nécessitait plus de souplesse et d’agilité ainsi qu’un accès aux données optimal.

Bénéfice

Winepilot permet à l’entreprise de disposer d’un ERP évolutif pouvant l’accompagner dans son développement. Sa facilité d’accès permet une prise en main rapide par tous les salariés. Winepilot a permis de fiabiliser les données et  faciliter les extractions d’information.

Avant Winepilot, un système vieillissant

Avant de choisir Winepilot comme nouvel outil de gestion, les Vignerons de Buzet avaient un progiciel fonctionnant sur une technologie AS 400. La solution étant vieillissante, ils ont eu de plus en plus de complications.

“ Avec cet ancien ERP, nous avions l’impression d’être “enfermés” dans une boucle métier ”, confie Pierre PHILIPPE, directeur général des Vignerons de Buzet. Courant 2016, la décision de faire évoluer le système avec une nouvelle solution a été prise. Cela imposait également de changer de partenaire.

Winepilot, un ERP ouvert

Le premier objectif de l’entreprise était de remettre à jour leur système d’information, avec une parfaite sécurisation des données.

“ Nous avions également besoin d’un ERP nous offrant la possibilité de “mieux” stocker et exploiter les données. Il fallait qu’il soit agile et souple ”, indique Pierre PHILIPPE.

Ainsi, l’entreprise Vignerons de Buzet à choisi l’intégrateur Coaxis Software. Nous avons ainsi recommandé l’ERP le plus adapté à leurs besoins, le mieux pensé, le plus ergonomique et convivial, à savoir : Winepilot sur la base de Divalto infinity.

“ Des démonstrations ont été réalisées par Coaxis Software. De par son ouverture au monde de la gestion informatique, ses capacités et ses possibilités d’évolution, l’ERP nous a ainsi convaincu ”, déclare Pierre PHILIPPE.

“ Hébergeant l’ensemble de l’infrastructure des Vignerons de Buzet depuis de nombreuses années, nous avons une parfaite connaissance de son environnement, de ses besoins et de sa culture. Le dirigeant, Pierre Philippe, nous a donc naturellement demandé de réaliser l’adaptation de leurs besoins dans l’ERP Divalto. Après une étude très approfondies menée par nos équipes respectives, nous avons réussi à mener à bien ce challenge ”, explique Didier LAPEYRONNIE, ingénieur d'affaires chez Coaxis Software.

Il ajoute : “ Nous avons verticalisé Divalto infinity pour gérer toutes les activités liées aux métiers du vin. C’est-à-dire que nous avons enrichi les standards de l’ERP en y ajoutant des fonctionnalités dédiées aux coopératives et négociants du vin. Comme par exemple les taxes et déclarations douanières, les primeurs…”.

Un déploiement rapide

Avec une signature fin d’année 2016, le déploiement a été effectué en mai et juin 2017. En septembre de cette même année, Winepilot était opérationnel. Le projet et sa mise en place se sont déroulés dans une parfaite entente.  “ Les relations avec Coaxis Software sont excellentes : il y a une vraie bonne entente relationnelle et commerciale ”, raconte Laetitia PERELLA, Responsable informatique.

Pour Pierre PHILIPPE, la priximité était un véritable atout ; Coaxis Software étant implanté dans le même département.

L’exemple de deux types de flux pour la prise de commande

Grâce à Winepilot, les Vignerons de Buzet gèrent notamment les commandes. Elles proviennent de la grande distribution (par EDI, directement intégrées) ou de PME. L’administration des ventes n’a plus qu’à les valider. Ainsi, une fois approuvée, une vague de préparation peut être générée par le préparateur en fonction des délais du transporteur. Ensuite, les commandes sont préparées grâce à la douchette (lecteur de code-barres mobile).

“ Lorsque les commandes proviennent de PME, c’est le service des commandes internes qui les saisit. Elles sont ensuite validées par l’ADV puis préparées et envoyées au transporteur ”, explique Laetitia PERELLA.

Un autre exemple de flux est celui de la production. Des outils annexes calculent les besoins. Ceux-ci sont consolidés par un apport de matière sèche pour les ordres de fabrication. La clôture des OF est, quant à elle, simple et ne nécessite pas l’intervention du responsable de production.

Parmi les bénéfices, la flexibilité sur extraction de données a été un gain très important. Un autre, et non des moindres, celui de l’ergonomie : l’ERP est ainsi plus facile d’accès aux nouveaux collaborateurs. Les raccourcis clavier permettent également un gain de temps.

“ Avec le recul, nous avons fait un bon choix pour l’avenir ”, conclut Pierre PHILIPPE.